Η ενημέρωση και η απενημέρωση είναι ένα καίριο συστατικό της επικοινωνιακής διαδικασίας και είναι ακρως απαραίτητες για την ροή των πληροφοριών κατά την διαδικασία ενός επείγοντος περιστατικού.
Με την ενημέρωση εξασφαλίζουμε ότι όλο το εμπλεκόμενο προσωπικό (από όλες της υπηρεσίες ) συμπεριλαμβανομένων και των εργολάβων – πολιτικό προσωπικό έχουν λάβει γνώση των αντικειμενικών σκοπών, της στρατηγικής που θα ακολουθηθεί, των θεμάτων ασφαλείας που τυχόν θα ανακύψουν, των ρολών τους στο συμβάν και των ευθυνών που αναλαμβάνουν. Η απενημερωση είναι μια διαδικασία ανατροφοδότησης η οποία μας παρέχει πληροφορίες σχετικά με την εξέλιξη ενός περιστατικού σε σχέση με το αρχικό πλάνο δράσης του συμβάντος και τυχόν κινδύνους που μπορεί να ανέκυψαν.
Υπάρχει άλλη μια διαδικασία η οποία είναι εξίσου σημαντική και αυτή είναι η παράδοση- παραλαβή (Handover) ενός ρόλου – τομέα – ομάδας κατά την διάρκεια ενός μεγάλου συμβάντος και λόγω αλλαγής βάρδιας.
Η οποία είναι σαν μια μικρή ενημέρωση στον αντικαταστατή ούτως ώστε να γνωρίζει και τι έχει γίνει μέχρι στιγμής και τι υπολείπεται να γίνει.
Ενημέρωση/Briefing :
- Ο διοικητής συμβάντος πρέπει να βεβαιωθεί ότι ενημερώσεις θα γίνουν σε όλα τα επίπεδα της δομής διαχείρισης του συμβάντος
- Οι τομεάρχες οφείλουν να διεξάγουν ενημερώσεις στις ομάδες – μονάδες που εποπτεύουν
- Όλο το προσωπικό πρέπει να ενημερωθεί πριν παραστεί σε ένα συμβάν, πριν αναπτυχθεί στο συμβάν, κατά τακτά χρονικά διαστήματα στο συμβάν και όταν οι συνθήκες αλλάξουν (π.χ. ασφάλεια, αλλαγή τακτικής).
- Όταν διεξάγεται μια ενημέρωση:
-
- βεβαιωθείτε ότι το άμεσα σχετιζόμενο προσωπικό είναι παρών
- η τοποθεσία είναι κατάλληλη (π.χ. ασφαλής) και επιτυγχάνεται σωστή επικοινωνία
- η παρεμβολές ελαχιστοποιούνται
- παρουσιαστής και υλικό ενημέρωσης (οπτικά υλικά και εγχειρίδια)είναι τα κατάλληλα
- Το ακρωνύμιο SMEACS-Q (Situation/Κατάσταση, Mission/Αποστολή, Execution/Εκτέλεση, Administration/Διαχείριση,Command and Communication/Διοίκηση & Επικοινωνίες, Safety/Ασφάλεια, Questions/Ερωτήσεις ) μας βοηθά να ενημερωθούμε για:
-
- τι πρέπει να γίνει ( βάσει προτεραιοτήτων και χρονοδιαγραμμάτων)
- πως πρέπει να γίνει ( βάσει πρωτοκόλλων εργασίας )
- ο ρόλος της ομάδας- ατόμου ( με κανονισμούς αναφοράς και ανατεθειμένων ευθυνών )
- Το άτομο που διεξάγει την ενημέρωση πρέπει:
- να απαντά άμεσα σε αναγνωρισμένες ανακρίβειες ή κενά στην πληροφορία της ενημέρωσης
- να αναζητά ανατροφοδότηση κατά την διάρκεια της ενημέρωσης και να επιδιορθώνει τυχόν ζητήματα που ανακύπτουν
- να διατηρεί αρχείο της ενημέρωσης σε σύστημα καταγραφής επειγόντων
Παράδοση- μεταβίβαση ρόλου/ Handover
Κατά την παράδοση το άτομο που θα αναλάβει τον ρόλο λαμβάνει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες με την διαδικασία της ενημέρωσης/Briefing για την υπάρχουσα κατάσταση στο περιστατικό.
- Το άτομο που παραδίδει συντάσσει μια περίληψη των ενεργειών (εκτελεσμένων και μη) και οποιαδήποτε σχετική πληροφορία με την θέση – ρόλο βάσει του τύπου SMEACS-Q (Πίνακας 1)
- Το προσωπικό (αντικαταστάτες – νέα βάρδια) πρέπει να λάβουν γνώση όλων των πληροφοριών σχετικά με το συμβάν πριν από την παράδοση σε αυτούς π.χ. περιγραφή ρόλου, αναφορά κατάστασης, σχέδιο δράσης, στρατηγική, διαδικασίες, εκτίμηση κινδύνων, χάρτες κ.ο.κ.
- Η παράδοση θα πρέπει να διεξάγεται μετά από την ενημέρωση των αντικαταστατών σχετικά με το περιστατικό και αναλόγως καταστάσεων π.χ. επί προσωπικού κ με βοήθεια εγγράφων, εγγράφως ( με πληροφορίες από εξειδικευμένα έγγραφα ή από ημερολόγιο καταγραφής συμβάντων), ή απομακρυσμένα (μέσω τηλεφώνου ή βιντεοσύσκεψης)
- Ένα αρχείο της παράδοσης θα πρέπει να διατηρηθεί στο σύστημα καταγραφής επειγόντων.
Απενημέρωση – DeBriefing
- Το προσωπικό μπορεί να απενημερωθει κατά την διάρκεια τις βάρδιας (hot debrief), στο τέλος της βάρδιας π.χ. ημερήσια, μετά από ένα επείγον περιστατικό ή όταν συμβεί κάτι απροσδόκητο , όπως αναφέρεται στον (πίνακα 2).
- Ο διοικητής συμβάντος εξασφαλίζει ότι θα διεξαχθούν απενημερωσεις σε όλα τα επίπεδα της δομής διαχείρισης του περιστατικού και ότι οι επόπτες- τομεάρχες θα διεξάγουν απενημερωσεις στις υπο-ομάδες ή μονάδες.
- Ο σχεδιασμός των απενημερωσεων είναι παρεμφερής με των ενημερώσεων αλλά απαιτεί μια βαθιά γνώση των προσδοκώμενων αποτελεσμάτων και αντικειμένων (όπως αναφέρονται στον πίνακα 2) και μια διαδικασία καταγραφής των προβλημάτων κ των ενεργειών που αναγνωρίστηκαν.
- Στις απενημερωσεις χρησιμοποιούνται συγκεκριμένες ερωτήσεις (όπως αναφέρονται στον πίνακα 3) με σκοπό να: 1. αναγνωρίσει την οργανωτική δύναμη στην όποια μπορεί να βασιστεί, 2. αναγνωρίσει τομείς που χρήζουν βελτίωση, 3. επιβεβαιώσει την συμμετοχή των ομάδων κ των ατόμων
- Το άτομο που διεξάγει την απενημέρωση θα πρέπει να εξασφαλίσει: 1.την παροχή επαρκούς ανατροφοδότησης και καθοδήγηση για καλυτέρευση της οργάνωσης , να απενημερώσει τους συμμετέχοντες ενισχύοντας τις επιτυχείς πρακτικές τους ή δίνοντας εναλλακτικές δράσεις , 2.να αναφέρει τα αποτελέσματα των απενημερώσεων, των οποίων οι πληροφορίες και ο τύπος θα ποικίλει αναλόγως με την πολυπλοκότητα.
Πίνακας 1: Το ακρωνύμιο SMEACS-Q και οι σημαντικές πληροφορίες που θα πρέπει να συμπεριλαμβάνονται σε μια ενημέρωση.
| Στοιχείο Ενημέρωσης | Παρεχόμενες Λεπτομέρειες |
| Κατάσταση/Situation | Η παρούσα και η αναμενόμενη κατάσταση, συμπεριλαμβάνοντας :
Ø Μια επισκόπηση του συμβάντος Ø Παρούσες κ αναμενόμενες καιρικές συνθήκες Ø Ζωές κ περιουσίες σε κίνδυνο Ø Μια σύνοψη των πόρων που έχουν αναπτυχθεί |
| Αποστολή/Mission | Δήλωση πρόθεσης και ο ορισμός των ακριβών σκοπών/στόχων για το συμβάν και τις επιμέρους εργασίες |
| Εκτέλεση/Execution | Πως θα επιτευχθεί η αποστολή, συμπεριλαμβάνοντας :
Ø Στρατηγικές και τακτικές Ø Περιορισμοί Ø Εργασίες και κατανομή διαθέσιμων πόρων Ø Πρόσβαση στο συμβάν Ø Με βάρδιες ή συνεχή εργασία Ø Άμεσες ενέργειες μετά την ενημέρωση Ø Εναλλακτικά σχέδια |
| Διαχείριση/Administration | Διαχείριση κ Διοικητική Μέριμνα για την επιχείρηση συμπεριλαμβανομένων :
Ø Σημεία υποστήριξης και ρόλοι Ø Περιοχή διαχείρισης του συμβάντος Ø Τροφοδοσία Ø Προμήθειες Ø Επίγεια/ Ιατρική Υποστήριξη Ø Προϋποθέσεις εμπλοκής/ απεμπλοκής Ø Κανονισμοί για καταγραφή ελέγχων |
| Διοίκηση & Επικοινωνίες
Command and Communications |
Δομή Διαχείρισης Συμβάντος , συμπεριλαμβανομένων:
Ø Τομεοποίηση Ø Σχέσεις αναφοράς και χρόνοι Ø Σχέδιο Επικοινωνιών Ø Τηλέφωνα Επικοινωνίας – Κανάλια Ασυρμάτου |
| Ασφάλεια/ Safety | Αναγνώριση γνωστών ή πιθανών κινδύνων, συμπεριλαμβανομένων:
Ø Καιρός Ø Επικίνδυνες καταστάσεις Ø Απαιτούμενος εξοπλισμός ασφαλείας και Μέσα Ατομικής Προστασίας (Μ.Α.Π.) βάσει προδιαγραφών Ø Πρόνοια για ενυδάτωση – Πρώτες Βοήθειες |
| Ερωτήσεις/Questions | Ερωτήσεις για διευκρινήσεις ή για αναζήτηση περισσοτέρων πληροφοριών μπορούν να γίνουν στο τέλος της ενημέρωσης. Σκοπός είναι να εξασφαλιστεί η πλήρης κατανόηση από όλους τους συμμετέχοντες του τι απαιτείτε και του ρόλου τους. Θα πρέπει να διατηρείτε ένα αρχείο με τις ερωτήσεις , την ανατροφοδότηση και των ενεργειών που θα ακολουθηθούν. |
Πίνακας 2: Τύποι ενημέρωσης και σκοποί αναλόγως καταστάσεων
| Τύπος Ενημέρωσης | Περιγραφή | Σκοποί της Ενημέρωσης |
| Καυτή / Hot | Διεξάγετε κατά την διάρκεια ενός συμβάντος αμέσως μετά από ένα σημαντικό γεγονός ή μιας παρ’ολίγον επικίνδυνης κατάστασης. | Ø Πώς συνέβη το επείγον
Ø Ποιος επηρεάστηκε και τι ενέργειες απαιτήθηκαν Ø Οτιδήποτε εναπομείναντες κίνδυνοι για το προσωπικό Ø Ενέργειες για να εξαλειφθούν οι κίνδυνοι Ø Κατάλληλη αναφορά και καταγραφή των συμφωνηθέντων |
| Βάρδιας/ Shift | Διεξάγετε στο τέλος μιας βάρδιας με σκοπό την ανάλυση των εργασιών που έχουν εκτελεστεί και την επισήμανση θεμάτων που θα πρέπει να λάβουν γνώση οι επόμενες βάρδιες. | Ø Επιβεβαίωση τις συνεισφοράς των ατόμων στην ομάδα
Ø Αναγνώριση των οργανωτικών θεμάτων που υπάρχει πιθανότητα επηρεάσουν την ομάδα κατά την παρούσα δραστηριότητα Ø Αναγνώριση πιθανών μηχανισμών για την επίλυση τέτοιων θεμάτων Ø Παρέχει κοινή επίγνωση καταστάσεως |
| Μετά από ένα συμβάν | Διεξάγετε μετά από μια ανταπόκριση σε ένα επείγον περιστατικό με σκοπό την αξιολόγηση των ενεργειών κ των αποτελεσμάτων της επιχείρησης. Μπορεί να πραγματοποιηθεί σε επίπεδο ομάδας- υπηρεσίας ή διυπηρεσιακά | Οι στόχοι θα ποικίλουν αναλόγως με το επίπεδο της απενημέρωσης
Ø Επιχειρησιακή αποτελεσματικότητα (π.χ. σαφήνεια των στόχων, στρατηγικές & τακτικές, επικοινωνιακά σφάλματα, θέματα πόρων, αξία της εκπαίδευσης και των διαδικασιών/πρωτοκόλλων) Ø Απενημέρωση πληρωμάτων / ομάδων εργασίας – Σύνοψη θεμάτων που ανέκυψαν Ø Υπηρεσία – βελτίωση της οργανωτικής ανταπόκρισης, διοικητικοί και/ή διαχειριστικοί κανονισμοί Ø Διυπηρεσιακά – συζήτηση και αναγνώριση θεμάτων συντονισμού |
| Μετά από συμβάν εκτός τομέα | Διεξάγετε όταν τα πληρώματα έχουν ενεργήσει εκτός τομέα ευθύνης (Περιοχή, Περιφέρεια, Χώρα) | Ø Αποτελεσματικότητα της κινητοποίησης και των σχεδίων διαχείρισης
Ø Ομαλότητα των επιχειρήσεων και τι πήγε καλά ( ενισχύει την αξία της εκπαίδευσης και της χρήσης πρωτοκόλλων ) Ø Μαθήματα (μετά από παθήματα) και τομείς που χρήζουν περαιτέρω εξέλιξη |
| Περιόδου (Π.χ. Αντιπυρική) | Διεξάγετε σε επιχειρησιακό επίπεδο έπειτα από ένα μεγάλο συμβάν ή μίας περιόδου. Απαιτείτε η συλλογή πληροφοριών από όλες τις υπηρεσίες για να αναγνωριστούν τυχόν αναδυόμενες τάσεις ή συμπεριφορές. | Ø Επιβεβαίωση της συνεισφοράς των ατόμων, ομάδων και μερών της οργάνωσης
Ø Επαλήθευση της αποτελεσματικότητας των καθιερωμένων πολιτικών, κανονισμών κ διαδικασιών Ø Αναγνώριση οργανωτικών και επιχειρησιακών θεμάτων Ø Αναγνώριση αποτελεσματικότητας των διαδικασιών αναφοράς και καταγραφής |
| Κρίσιμων Περιστατικών | Μία διαδικασία για άτομα τα οποία έχουν λάβει μέρος ή έχουν γίνει μάρτυρες ενός κρίσιμου περιστατικού. | Ένα εξειδικευμένο είδος απενημέρωσης που διεξάγετε σύμφωνα με τον οδηγό Στρεσογόνων Επειγόντων Καταστάσεων ο οποίος παρέχει βοήθεια και υποστήριξη στο προσωπικό που έχει πληγεί από ειδικά εκπαιδευμένο προσωπικό. Αυτή η διαδικασία απενημέρωσης είναι διαφορετική από την « Καυτή» και την «Μετά από συμβάν». |
Πίνακας 3: Καθιερωμένες ερωτήσεις στην απενημέρωση
| Στοιχείο Απενημέρωσης | Παρεχόμενες Πληροφορίες |
| 1. Τι είχε σχεδιαστεί ; | Ποιοι ήταν οι σκοποί/στόχοι ;
Ø Σχέδιο δράσης συμβάντος Ø Ομαδικοί σκοποί για το συμβάν Ø Άλλοι ομαδικοί σκοποί Ø Ατομικοί σκοποί Ø Υπήρχαν άλλοι πρόσθετοι (ανεπίσημοι) σκοποί |
| 2. Τι πραγματικά συνέβη ; | Οι συμμετέχοντες θα πρέπει να εστιάσουν στο τι προέκυψε/συνέβη. Θα πρέπει να ενθαρρυνθεί η συμμετοχή όλων ούτως ώστε να προσθέσει ο καθένας την δικιά του οπτική για το τι συνέβη. Επίλυση τυχόν αντιφάσεων στην ιστορία ή και συμπλήρωση αυτής. |
| 3. Γιατί συνέβη ; | Βρείτε τα αρχικά αίτια πίσω από αναγνωρισμένες επιτυχίες ή αποτυχίες. Συζητήστε και συμφωνήστε για τους λόγους των διαφορών. Αναγνωρίστε τους παράγοντες που συνέβαλλαν στην επιτυχία ή την αποτυχία.
Επιτυχίες – Η ανάγκη για να καθορίσουμε γιατί μια ομάδα/ανταπόκριση ήταν επιτυχής ή αποτελεσματική είναι εξίσου σημαντική όσο και η συζήτηση των αποτυχιών, μιας και αυτές τις πράξεις και συμπεριφορές θα θέλουμε να προάγουμε / αναπαραγάγουμε στο μέλλον. Για παράδειγμα, όταν: Ø Μια κατάσταση εκτιμήθηκε σωστά Ø Μια πιθανή επικίνδυνη αλλαγή εντοπίστηκε εγκαίρως και μεταδόθηκε προς όλους άμεσα Ø Μια ενέργεια εκτελέστηκε ακριβώς όπως είχε σχεδιαστεί ή εκπαιδευτεί. Ø Κάποιος είχε μια καλή ιδέα ή άποψη ως προς το πως θα διαχειριστεί μια κατάσταση Αποτυχίες – Οι έρευνες και οι αναλύσεις θα πρέπει να επικεντρωθούν στο τι είναι το σωστό, και όχι ποιος είναι ο υπαίτιος. Όταν αναγνωριστεί μια αποτυχία , καθορίστε τι έπρεπε να γίνει και μετά τι δεν έγινε ( ή έγινε λάθος ). Το να αναγνωριστεί η αποτυχία ενός ατόμου είναι αποδεκτό , εφόσον αυτό θα οδηγήσει στην πηγή του προβλήματος. Ως αποτέλεσμα θα πρέπει να αναδειχθεί τι έπρεπε να γίνει και όχι να εστιάσουμε στην προσωπική ακεραιότητα του/των ατόμου/ων που ενεπλάκησαν. |
| 4. Τι μπορούμε να κάνουμε την επόμενη φορά ; | 1. Τι πήγε καλά και γιατί ; Αναζητήστε και αναγνωρίστε τις καλές πρακτικές και επιτυχείς στρατηγικές που ακολουθήθηκαν ούτως ώστε να επαναληφθούν στο μέλλον
2. Τι μπορούμε να εξελίξουμε και πώς ; Αναγνωρίστε τυχόν εμπόδια ή παγίδες ούτως ώστε να τα αποφύγετε στο μέλλον. |
Ένας άλλος πιο απλουστευμένος μνημονικός κώδικας για την διενέργεια ενημερώσεων είναι ο κάτωθι:
| I | Information – Πληροφορία : Τι, πού, πότε, πόσοι, έ και, τι μπορεί να συμβεί; Χρονοδιάγραμμα και ιστορικό εάν αυτό είναι δυνατό, βασικά στοιχεία πρέπει να αναφέρονται χρησιμοποιώντας το μνημονικό κώδικα M/ETHANE1 |
| I | Intent – Πρόθεση : Γιατί είμαστε εδώ , τι προσπαθούμε να επιτύχουμε; Στρατηγικοί σκοποί και στόχοι, Στρατηγική συνεργασίας |
| M | Method – Μέθοδος : Πώς θα το κάνουμε ; Διοίκηση, έλεγχος και κανόνες διαχείρισης, στρατηγική και επιχειρησιακή πολιτική & σχέδιο, σχέδιο έκτακτης ανάγκης |
| A | Administration – Διαχείριση : Τι χρειάζεται για αποδοτική, αποτελεσματική και ασφαλή εκτέλεση; Ταυτοποίηση των διοικητών, ανάθεση εργασιών, χρονοδιάγραμμα, καταγραφή αποφάσεων, εξοπλισμός, κώδικας ένδυσης, Μέσα Ατομικής Προστασίας, υγιεινή, τροφοδοσία, μεταφορές |
| R | Risk Assessment – Εκτίμηση Κινδύνου : Ποιοι είναι οι σχετικοί κίνδυνοι και ποια μέτρα πρέπει να ληφθούν για την ελαχιστοποίηση τους; Η χρήση της ιεραρχίας E.R.I.C.P.D.2 για τον έλεγχο των κινδύνων είναι η καταλληλότερη βάσει της αρχής του JESIP για κοινή κατανόηση των κινδύνων |
| C | Communications – Επικοινωνίες : Πώς θα εκκινήσουμε και θα διατηρήσουμε επικοινωνίες με όλους τους συνεργάτες & τα ενδιαφερόμενα μέρη; Άλλα μέσα επικοινωνίας, κατανόηση των διυπηρεσιακών επικοινωνιών , εκτίμηση πληροφοριών, διαχείριση των ΜΜΕ και κοινή στρατηγική ενημέρωσης αυτών |
| H | Humanitarian issues – Ανθρωπιστικά θέματα : Τι ανθρωπιστική βοήθεια και θέματα ανθρωπίνων δικαιωμάτων ανέκυψαν ή πιθανά να ανακύψουν από αυτό το συμβάν και την ανταπόκριση σε αυτό; Απαιτήσεις για ανθρωπιστική βοήθεια, διαχείριση διαμοιρασμού ή απόκρυψης πληροφοριών, πιθανές επιπτώσεις σε ατομικά ανθρώπινα δικαιώματα |
M/E.T.H.A.N.E. :
- M – Major incident declared? – Δηλωμένο μαζικό ατύχημα
- E – Exact Location – Ακριβής τοποθεσία
- T – Type of incident – Τύπος συμβάντος
- H – Hazards present or suspected – Υπάρχοντες κίνδυνοι ή υποψία
- A – Access / routes that are safe to use – Πρόσβαση και ασφαλείς διαδρομές
- N – Number, type, severity of casualties – Αριθμός, τύπος, σοβαρότητα ατυχημάτων
- E – Emergency services present and those required – πόσες/ποιες υπηρεσίες επειγόντων είναι παρούσες και πόσες/ποιες απαιτούνται.
2. E.R.I.C.P.D. :
- E– Elimination – Εξάλειψη
- R– Reduction – Μείωση
- I– Isolation – Απομόνωση
- C– Control – Έλεγχος
- P– Personal Protective Equipment – Μέσα Ατομικής Προστασίας
- D– Discipline – Πειθαρχία
Κλείνοντας θα ήθελα να τονίσω πως η χρήση των παραπάνω «εργαλείων» θα βοηθήσει σε πολλαπλά θέματα και υπηρεσίες αν τηρηθούν π.χ. αναγνώριση τυχόν ελλειμμάτων στην εκπαίδευση του προσωπικού των εμπλεκομένων υπηρεσιών, βελτίωση των δι–υπηρεσιακών επικοινωνιών και του διαμοιρασμού πληροφοριών, συλλογή στοιχειών για στατιστική χρήση η οποία μπορεί να βοηθήσει με την σειρά της στους τομείς της (εκπαίδευσης, υγιεινής & ασφάλειας, εξοπλισμού) αναγνώριση ελλείψεων σε υλικοτεχνικό εξοπλισμό, βελτίωση στους χρόνους απόκρισης .
Για το Fire Rescue Pedia, Γεώργιος Ν. Τασιός
Πηγές – βιβλιογραφία :
- The Australasian inter-service incident management system (AIIMS) 2017
- College of Policing
- Fire and Rescue Manual Volume 2 “Incident command” 3rd Edition 2008 , HM Government
- J.E.S.I.P. (Joint Emergency Services Interoperability Principles)
- National Operational learning: Good Practice Guide for Fire and Rescue Services
